혹시 상담업무나 협력사와의 전화통화를 많이 하시는 편인가요?
저는 업무상 방문상담을 하기도 하지만 유선상담을 더 많이 합니다.
전화 상담하고 나면 항상 뒤따라오는 게 있어요. 바로 정리예요.
통화하면서 다이어리에 용지에 급하게 메모를 남기는데, 나중에 다시 보면 내가 뭘 적은 건지 못 알아볼 때 있습니다. 저만 그런 거 아니죠? ㅋ
어제도 딱 그랬어요. 전화상담 통화가 끝나고 메모를 다시 봤는데 무슨 뜻으로 적어 놓은 건지 한참을 들여다봐야 했습니다.
그러다 문득 핸드폰으로 녹음 파일(갤럭시라서)을 그대로 제미나이에 넣어봤어요. 큰 기대 없이 요약해 달라고 했는데, 결과가 생각보다 깔끔하더라고요.
넣기만 했는데 정리가 됐어요
녹음 파일 업로드하고 요약 요청 한 줄 쳤을 뿐인데, 어떤 용건으로 전화가 왔는지, 앞으로 어떻게 처리하기로 했는지가 항목별로 딱 정리돼서 나왔습니다.
그동안 통화 끝나고 메모장 켜서 기억나는 대로 타이핑하던 걸 생각하면 시간 차이가 확실해요.
의외로 맥락도 놓치지 않더라고요
통화 중간에 화제가 살짝 바뀌거나 다시 본론으로 돌아오는 구간도 있었는데, 그런 흐름을 뭉뚱그리지 않고 구분해서 정리해줬어요.
내가 통화를 하면서 적다가 놓치기 쉬운 부분까지 정리해서 보여줍니다.
주의할 점도 있어요
업무 특성상 통화 내용에 개인정보나 민감한 내용이 섞이는 경우가 많아요.
이런 파일은 사용하면 안됩니다.
편하다고 무조건 다 올리시면 안 되고 전화번호, 생년월일 이런게 들어가 있는 상담은 직접 내가 정리하는수밖에 없어요. ^^
활용 TIP 한가지
녹음 파일 업로드 후 용건 / 처리 방향 / 후속 조치처럼 원하는 항목을 미리 지정해서 요청하시면, 그냥 "요약해줘"보다 훨씬 쓰기 좋은 형태로 정리돼요.
하루 이틀 써본 걸로 단정 짓긴 이르지만, 업무용 스마트폰으로 반복되는 통화 업무가 많으시다면 한번 시도해보셔도 좋을 것 같아요.
AI활용 어렵게 생각하지 마시고 내가 업무를 하다가 불편하다고 생각하는 것 부터 시도 해보셨으면 합니다.
